Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в автомобильных перевозках

Сфера грузовых перевозок, как и любая компания, нуждается в грамотном делопроизводстве. Внешняя и внутренняя деятельность не происходит без создания, движения и хранения документации. Каждое взаимодействие фиксируется в виде актов, накладных, приказов, гарантийных писем.

• Обмен информацией между сотрудниками и подразделениями называется внутренним документооборотом. Чаще всего подчиняется собственным регламентам компании. 

• Обмен документами со сторонними источниками – клиентами, партнерами, контролирующим органами – называется внешним документооборотом.

Система обмена информацией на бумажных носителях хоть и распространена до сих пор, ее популярность снижается. Хранение в бумажном виде имеет массу недостатков, которые доставляют неудобства и способны привести к серьезным убыткам.

Недостатки бумажного документооборота

Делопроизводство съедает часть ресурсов компании: для работы с документами нужны люди, а для хранения бумаг – место. Перемещение документов в бумажном виде занимает время, уведомления не доходят до адресата. Кроме этого есть и другие сложности.

1. Не учитываются должным образом сроки хранения. Если нужен документ из архива, может оказаться, что он уже удален. И наоборот, бумаги с истекшим сроком занимают место и не утилизируются как положено.

2. В крупных архивах объем номенклатур мешает созданию стройной и понятной системы, которая бы упорядочила бумаги по категориям. Как следствие, поиск нужного документа растягивается на несколько дней или не дает результата вовсе. 

3. Бумага – это невыгодно. Компания Siemens Business Services привела статистику, согласно которой каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз. Сложно представить, сколько уходит времени и денег, чтобы дублировать все акты и договора.

4. Непредвиденные ситуации способны испортить или полностью уничтожить содержимое архива, например внезапное возгорание или затопление.

Нередки случаи недолжного ведения и хранения документов, виной тому человеческий фактор. Ошибки при заполнении или непоставленная подпись приводят к отказу в оплате, штрафам, судебным разбирательствам.

Зачем все так сложно

Первые системы электронного документооборота (СЭД) появились в российских компаниях в середине 1990-х годов. Это были простейшие электронные журналы для регистрации и учета. 

Вспомним, что тогда никто и подумать не мог, что появятся социальные сети, и их будут использовать как СМИ. Официальными аккаунтами обзавелись не только политики, но и госструктуры. Что уж говорить про документы, которые можно создавать без проблем онлайн, на смартфоне или планшете.

Внедрение ЭДО повсеместно – это вопрос времени. Возможности стали шире, а система получила распространение во многих отраслях. А российские разработки, такие, например, как наше мобильное приложение, полностью удовлетворяют требованиям налоговых органов.

Цифровизация документооборота часто начинается с одного-двух клиентов. Перед руководством встает выбор – терять перспективных заказчиков или вложиться в систему, которая все равно станет ведущей. Наличие ЭДО становится конкурентным преимуществом.

Налоговые органы и государственные социальные фонды давно принимают отчеты только в электронном виде. Все бюджетные организации внедрили СЭД в обязательном порядке. 

Даже такая сложная бюрократическая машина, как сайт Госуслуги, автоматизирует внутренние процессы. К 2020 году (за 10 лет) на портале зарегистрировалось 100 млн пользователей.

Безопасность и перспектива ЭДО

Чтобы обеспечить конфиденциальность личной информации, применяют технологии шифрования. Для каждого пользователя генерируется персональный ключ (шифр), который позволяет идентифицировать личность. 

Электронно-цифровая подпись служит для подписания любых электронных документов и равнозначна собственноручной подписи. Помимо этого операторы ЭДО отвечают за сохранность документов в архивах. 

Благодаря технологиям, удаленно можно передать и подписать практически любой документ. Часто это договора, счет-фактуры, акты выполненных работ. Для прозрачности грузоперевозок в 2020 году правительство добавило к списку еще два ключевых юридически значимых электронных документа – электронную транспортную накладную (ЭТрН) и электронный путевой лист (ЭПЛ). Водителю не нужно возить с собой документы из точки отправления в пункт доставки и ждать, когда бухгалтерия поставит печати.

Появление ЭДО в транспортном бизнесе удобно еще и потому, что услуги по доставке грузов работают на территории всей страны. Если выбирать способ передать бумаги клиентам из других регионов, электронная документация дойдет быстрее и надежнее. Это позволит снизить задержки отправлений, решить ряд организационных вопросов, поддерживать взаимодействие даже с отдаленными регионами. 

Как организован электронный документооборот на платформе Cargis

Сервис Cargis помогает владельцам грузового транспорта находить клиентов, а компаниям – подбирать подрядчиков и перемещать грузы по всей стране. Документация ведется только электронно, а договора заверяются электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Чтобы внедрить систему и выбрать подходящего оператора, пришлось пересмотреть более 30 вариантов. Несмотря на то, что требования к аккредитации и надежности однотипны, тарифы предлагались разные.

Сегодня каждый клиент, оформляющий сделку через платформу Cargis, соглашается использовать ЭДО. В первую очередь это гарант надежности и безопасности. Для подписания соглашений, актов, накладных стороны используют ЭЦП. Чтобы ее получить, пользователи предоставляют данные, проходят процедуру верификации, получают ключ электронной подписи и сертификат проверки. 

Мы сделали упор на прямое взаимодействие заказчика и исполнителя без посредников. Электронный документооборот способствует этому. Достаточно получить ЭЦП, чтобы обмениваться удаленно документами с контрагентами, участвовать в электронных торгах и подавать налоговые декларации. 

Так как сервис Cargis работает и на ПК, и через мобильное приложение, все необходимые документы в буквальном смысле моментально оказываются под рукой: на компьютере бухгалтера, на планшете заказчика, на смартфоне водителя. 

Сегодня, когда цифровизация документов стала не просто новшеством, а необходимостью, пользователи платформы Cargis начинают активно внедрять умный документооборот.